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Governance ETS: assemblee, amministratori, controlli e responsabilità

Una governance chiara e credibile aumenta la legittimità dell’ente e la fiducia di soci, stakeholder e donatori. Il Codice del Terzo Settore (Capo III) disciplina assemblee, amministratori, controlli e responsabilità, definendo un sistema che vuole essere semplice, trasparente e orientato all’efficacia operativa.

1. Assemblee: regole, quorum e diritti dei soci

Gli artt. 23–27 CTS definiscono il cuore del processo decisionale dell’ETS.

Punti chiave

  • Convocazione regolare: modalità e tempistiche stabilite dallo statuto, con adeguata informativa ai soci.
  • Quorum costitutivi e deliberativi: devono garantire partecipazione reale e non meramente formale.
  • Verbalizzazione completa: ordine del giorno, discussione, esito delle votazioni, firme degli organi.
  • Diritti partecipativi dei soci: intervento, voto, consultazione dei libri sociali.

2. Organo amministrativo: competenze, ruoli e responsabilità

Gli artt. 28–31 CTS richiamano i principi generali di diligenza, correttezza e trasparenza.

Competenze essenziali dell’organo amministrativo

  • definire l’indirizzo gestionale dell’ente;
  • predisporre bilanci e relazioni;
  • deliberare gli atti strategici;
  • curare la corretta tenuta dei libri sociali;
  • vigilare sul rispetto del Codice e dello statuto.

Responsabilità: 

Gli amministratori rispondono personalmente per:

  • inosservanza della legge o dello statuto;
  • gestione imprudente o non documentata;
  • danni causati all’ente, ai soci o ai terzi;
  • mancato controllo su rischi e processi.

Per questo risulta essenziale adottare:

  • policy sui conflitti di interesse;
  • regolamenti delle deleghe;
  • sistemi di controllo interno proporzionati;
  • codici etici e meccanismi disciplinari.

3. Controlli e sistemi di vigilanza interna

Il Codice prevede che gli ETS adottino un assetto di controlli coerente con dimensioni e complessità.

Strumenti operativi consigliati

  • Registro dei rischi con rischio, probabilità, impatto, misure di mitigazione.
  • Pianificazione della Compliance annuale per adempimenti e scadenze.
  • Audit interni per verificare procedure, ruoli, trasparenza.
  • Report periodici dell’organo di controllo (se presente).

SCHEMA DI GOVERNANCE ETS

                   ASSEMBLEA DEI SOCI
        (indirizzo generale, approvazione bilanci,
             nomina/revoca degli amministratori)
                              │
                              ▼
                ORGANO AMMINISTRATIVO
 (gestione, strategie, deleghe, atti dispositivi, vigilanza)
                              │
          ┌───────────────────┴───────────────────┐
          ▼                                       ▼
ORGANO DI CONTROLLO (se previsto)        REVISORE LEGALE
(vigilanza su legge, statuto,            (verifica contabile
procedure, trasparenza)                 bilanci, controlli)
          │                                       │
          ▼                                       ▼
           SISTEMI INTERNI DI CONTROLLO AZIENDALE
   (registro dei rischi– Monitoraggio della compliance – audit – procedure)

4. Implicazioni operative per gli ETS

Per migliorare la governance, ogni organizzazione dovrebbe:

Progettare l’assetto degli organi

  • Chi decide cosa?
  • Quali decisioni spettano all’assemblea e quali agli amministratori?
  • Come si documentano deleghe e responsabilità?

Standardizzare le procedure assembleari

  • convocazioni formali;
  • piattaforme di verbalizzazione;
  • modalità di voto anche a distanza;
  • conservazione digitale dei verbali.

Rafforzare i controlli interni

  • mappare i processi;
  • individuare rischi operativi, reputazionali e di conformità;
  • introdurre audit periodici;
  • definire responsabilità chiare nelle principali aree: finanziaria, fundraising e progettazione, comunicazione, Privacy e  sicurezza dei dati, Risorse Umane e  inclusione anche dove ci sono solo volontari.

5. Criticità e Best Practice

Criticità frequenti

  • assemblee irregolari o non documentate;
  • amministratori senza policy su etica e conflitti;
  • mancanza di strumenti di controllo;
  • scarsa separazione tra compiti gestionali e controlli.

Best Practice consigliate

  • utilizzare regole standard per convocazioni e verbalizzazioni;
  • predisporre codice etico, regolamento dei conflitti e matrice delle deleghe;
  • implementare un sistema di risk & compliance semplice ma strutturato;
  • aggiornare periodicamente organi e staff attraverso formazione specifica.

“5 passi per una governance ETS solida”

  1. Formalizza assemblee e verbali con procedure standard e archiviazione digitale.
  2. Definisci ruoli e deleghe dell’organo amministrativo, riducendo ambiguità operative.
  3. Introduci un registro dei rischi e aggiornarlo almeno 2 volte l’anno.
  4. Applica policy su conflitti di interesse e codice etico con meccanismi disciplinari.
  5. Programma audit e verifiche periodiche su processi critici (finanza, fundraising, comunicazione, privacy).

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