L’iter di formazione e approvazione del bilancio d’esercizio nelle S.r.l.

Il bilancio d’esercizio rappresenta il principale strumento con cui la società a responsabilità limitata rende conto della propria situazione patrimoniale, finanziaria ed economica al termine dell’esercizio. Il suo percorso non si esaurisce nella redazione contabile: coinvolge amministratori, eventuale organo di controllo o revisore, soci e Registro delle imprese.

La prima fase compete agli amministratori, ai quali spetta predisporre il progetto di bilancio. Nelle S.r.l., l’art. 2478-bis del Codice civile richiama le regole previste per il bilancio delle S.p.A.; il documento deve quindi essere redatto con chiarezza e rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale, finanziaria ed economica della società.

In via ordinaria, il fascicolo di bilancio comprende:

• stato patrimoniale;
• conto economico;
• rendiconto finanziario, salvo i casi di esonero previsti per bilanci abbreviati e micro-imprese;
• nota integrativa;
• relazione sulla gestione, quando dovuta.

La forma del bilancio — ordinaria, abbreviata o per micro-imprese — dipende dai requisiti dimensionali stabiliti dalla legge. La scelta non è soltanto formale, poiché incide sull’ampiezza delle informazioni da fornire e su alcuni documenti allegati.

Qualora la S.r.l. sia soggetta a controllo legale, il progetto è sottoposto anche all’esame dell’organo di controllo o del revisore, che redige la propria relazione. Gli amministratori devono inoltre curare che i soci ricevano un’informazione adeguata prima della decisione di approvazione.

Il progetto di bilancio deve essere presentato ai soci entro il termine fissato dall’atto costitutivo e, comunque, non oltre 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Per una società con esercizio coincidente con l’anno solare, il termine ordinario cade normalmente il 30 aprile.

È possibile ricorrere a un termine più lungo, comunque non superiore a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, quando la società è tenuta alla redazione del bilancio consolidato oppure quando ricorrono particolari esigenze connesse alla struttura e all’oggetto sociale. In un esercizio chiuso il 31 dicembre, il termine massimo è normalmente il 29 giugno. La proroga deve essere coerente con i presupposti di legge e con le disposizioni statutarie; è opportuno che le ragioni siano rese note ai soci nella relazione sulla gestione oppure, quando questa non è dovuta, nella nota integrativa.

Occorre distinguere il termine di presentazione del progetto ai soci da quello del deposito pubblicitario: quest’ultimo decorre invece dall’effettiva approvazione.

L’approvazione del bilancio è una competenza inderogabilmente riservata ai soci della S.r.l., così come la decisione sulla destinazione dell’utile eventualmente conseguito.

Le modalità di assunzione della decisione dipendono anzitutto dall’atto costitutivo. Nella S.r.l. è possibile adottare il metodo assembleare, ma — se lo statuto lo consente — anche la consultazione scritta o il consenso espresso per iscritto. L’assemblea resta però necessaria quando la legge o lo statuto la impongono, nonché quando ne facciano richiesta uno o più amministratori o soci che rappresentino almeno un terzo del capitale sociale.

Quando si procede in assemblea, l’atto costitutivo disciplina le modalità di convocazione, purché assicurino la tempestiva informazione dei soci sugli argomenti da trattare. In mancanza di una disciplina statutaria, la convocazione avviene con lettera raccomandata spedita almeno otto giorni prima dell’adunanza al domicilio risultante dal Registro delle imprese.

La decisione deve essere verbalizzata. Il verbale documenta l’approvazione del bilancio, l’esito della votazione e la destinazione dell’utile o la copertura della perdita. Tra le possibili destinazioni dell’utile rientrano l’accantonamento a riserva, il rinvio a nuovo o la distribuzione ai soci, sempre nel rispetto delle norme sul capitale sociale, delle riserve indisponibili e delle eventuali previsioni statutarie.

Dopo l’approvazione, gli amministratori devono depositare presso il Registro delle imprese una copia del bilancio approvato, corredata dagli allegati richiesti e dal verbale della decisione dei soci. Il termine è di 30 giorni dalla data dell’approvazione. L’art. 2435 c.c. attribuisce espressamente l’adempimento agli amministratori.

Il deposito avviene in via telematica. Le Camere di commercio precisano che, nel calcolo del termine, il giorno dell’approvazione non si computa e che, se la scadenza cade in un giorno festivo, il deposito può essere effettuato il primo giorno lavorativo successivo.

Per un bilancio chiuso al 31 dicembre e approvato entro il 30 aprile, il termine ordinario di deposito sarà quindi il 30 maggio. Se l’approvazione avviene nel termine prorogato del 29 giugno, il deposito dovrà essere effettuato entro il 29 luglio.

Il mancato o tardivo deposito non priva la società dell’obbligo di regolarizzare la propria posizione. L’inadempimento può comportare sanzioni amministrative a carico dei soggetti responsabili e crea criticità nei rapporti con banche, fornitori, clienti e pubbliche amministrazioni, oltre a rendere meno trasparente la posizione della società sul mercato.

È quindi essenziale organizzare il processo con anticipo: chiusura della contabilità, predisposizione del progetto, acquisizione delle relazioni eventualmente dovute, informativa ai soci, approvazione e deposito telematico.

L’iter del bilancio nelle S.r.l. segue una sequenza precisa: gli amministratori formano il progetto, i soci lo approvano e gli amministratori ne curano il deposito al Registro delle imprese. La flessibilità tipica della S.r.l. consente, entro i limiti statutari e legali, modalità decisionali semplificate; non elimina tuttavia la necessità di garantire ai soci un’informazione tempestiva, una decisione validamente documentata e il rispetto delle scadenze di pubblicità legale.