Dal 1° gennaio 2026 è entrato in vigore il nuovo obbligo di collegamento tra i registratori telematici dei negozi e gli strumenti di pagamento elettronico, come i POS.

Sul portale della Agenzia delle Entrate sono disponibili guida, approfondimenti e FAQ con tutte le indicazioni operative per rispettare la normativa.

Tra i documenti pubblicati sono disponibili:

• Guida per il collegamento POS-RT

• Allegato 1 – Suggerimenti pratici per il collegamento POS-RT

• Allegato 2 – Manuale operativo per il collegamento POS-RT

• FAQ – Risposte alle domande più frequenti

• Provvedimento del 31 ottobre 2025

La guida chiarisce come funziona il collegamento, chi è obbligato e quali sono le scadenze da rispettare.

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In cosa consiste il collegamento tra POS e registratore telematico

Per accettare pagamenti tracciabili, gli esercenti stipulano un contratto con uno o più operatori finanziari che gestiscono le transazioni elettroniche (Acquirer).

Attraverso questi operatori è possibile utilizzare:

• POS fisici tradizionali

• SoftPOS installati su smartphone o tablet

• POS virtuali per pagamenti online

Quando viene emesso il documento commerciale, l’esercente deve indicare la modalità di pagamento utilizzata dal cliente, ad esempio:

• contanti

• pagamento elettronico

• ticket o buoni

Secondo quanto chiarito nella guida dell’Agenzia delle Entrate, non è necessario un collegamento fisico tra POS e registratore telematico.

Il collegamento richiesto è solo informatico e consiste in una comunicazione da effettuare una sola volta (salvo variazioni) tramite il portale Fatture e Corrispettivi.

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Come effettuare il collegamento

Per chi utilizza il Registratore Telematico

Gli esercenti che utilizzano un Registratore Telematico (RT) devono associare:

• la matricola del registratore telematico

• l’identificativo univoco del POS

L’operazione avviene tramite la funzione “Gestione collegamenti” nel portale.

Se l’attività utilizza server RT con più punti cassa, i POS dei vari punti vendita devono essere associati alle matricole dei server RT.

Per chi utilizza il documento commerciale online

Gli esercenti che utilizzano la procedura “Documento Commerciale on-line” devono invece effettuare il collegamento direttamente all’interno della piattaforma web.

La guida chiarisce inoltre che il collegamento può essere:

• multiplo, cioè un POS collegato a più registratori telematici

• inverso, cioè più POS collegati a un singolo registratore telematico

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Attività escluse dall’obbligo

Non tutte le attività sono soggette all’obbligo di collegamento.

Sono esclusi, ad esempio:

• distributori automatici (vending machine)

• vendita di carburante

• ricarica di veicoli elettrici

• operazioni esonerate dalla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi

Tuttavia, se lo stesso POS viene utilizzato sia per operazioni soggette sia per operazioni esonerate, il collegamento resta obbligatorio.

Se invece un POS è utilizzato solo per operazioni esonerate, può essere dichiarato come tale e non deve essere collegato, ma non potrà essere utilizzato per operazioni certificate.

L’obbligo non esiste quando tutti i corrispettivi vengono certificati esclusivamente tramite fattura.

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Scadenze e tempistiche da rispettare

La prima comunicazione dei collegamenti dovrà essere effettuata dai primi giorni di marzo 2026, con riferimento ai POS attivi nel mese di gennaio 2026.

Una volta attiva la procedura sul sito dell’Agenzia delle Entrate, gli esercenti (o gli intermediari delegati) avranno 45 giorni di tempo per effettuare la comunicazione.

Per i POS attivati successivamente, le scadenze sono diverse.

Il collegamento deve essere registrato tra il sesto giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione del POS.

Ad esempio:

• POS attivato ad aprile 2026

• comunicazione da effettuare dal 6 giugno al 30 giugno 2026

Gli stessi termini si applicano anche in caso di:

• nuove attivazioni

• variazioni dei dati

• dismissione dei POS

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Cosa devono fare ora gli esercenti

In sintesi, gli esercenti devono:

1. verificare i POS utilizzati nella propria attività

2. recuperare l’identificativo univoco dei dispositivi

3. collegarli ai registratori telematici tramite il portale Fatture e Corrispettivi

Si tratta quindi di un adempimento informatico e non tecnico, che non richiede modifiche hardware ai registratori di cassa o ai POS.

Se hai dubbi, contattaci via mail a segreteria@capitaladvisory.net oppure chiamaci al numero +39 06 8088554.

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